Office of Academic Resources
Chulalongkorn University
Chulalongkorn University

Home / Help

Titleระบบการดำเนินงานแบบหน่วยงานอิสระในบริษัทประกันภัย / พรทิพย์ ภู่ศิริ = Inter mutual bank system in insurance company
Author Porntip Bhusiri
Imprint 2523
Connect tohttp://cuir.car.chula.ac.th/handle/123456789/24757
Descript ก-ญ, 414 แผ่น

SUMMARY

ระบบ Inter Mutual Bank เป็นระบบที่คิดค้นขึ้นโดยบริษัทไทยสมุทรพาณิชย์ประกันภัยจำกัด ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2515 และได้มีการพัฒนาแนวความคิดและวิธีปฏิบัติงานตามหลักการของระบบให้มีความสมบูรณ์ขึ้นเรื่อย ๆ ในปัจจุบันนี้ก็มีเพียงบริษัทเดียวเท่านั้นที่ใช้ระบบนี้อยู่ วัตถุประสงค์ของการคิดค้นระบบนี้ขึ้นก็เพื่อต้องการให้ระบบ Inter Mutual Bank สามารถอำนวยประโยชน์ให้กิจการทั้งในด้านการบริหารงานและการเพิ่มผลผลิต และแนวคิดที่ทำให้เกิดระบบนี้ขึ้นก็เพราะฝ่ายบริหารของกิจการได้เล็งเห็นว่า การดำเนินงานของกิจการนั้นจะได้รับผลประโยชน์สูงสุดได้ก็ต่อเมื่อ พนักงานทุกคนในกิจการมีความรู้สึกว่าตนเองมีความเป็นอิสระและสามารถมีส่วนร่วมในการบริหารงานของกิจการได้อย่างเต็มที่ โดยเปรียบเทียบเสมือนมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการบริหารงานของกิจการขนาดเล็กหรือกิจการเจ้าของคนเดียว เพื่อให้เป็นไปตามแนวความคิดดังกล่าว หลักการของระบบ Inter Mutual Bank จึงกำหนดโดยแบ่งแยกหน่วยงานต่าง ๆ ของกิจการออกเป็นหน่วยงานดำเนินงานและหน่วยงานที่ให้บริการ ตามลักษณะการดำเนินงานของกิจการ เช่น แผนกขาย แผนกบริหาร แผนกบริหารบุคคล เป็นต้น หน่วยงานแต่ละหน่วยจะมีการดำเนินงานเป็นอิสระภายใต้นโยบายที่ฝ่ายบริหารได้วางเอาไว้ แต่ในการให้ความเป็นอิสระแก่หน่วยงานต่าง ๆ โดยที่ฝ่ายบริหารไม่สามารถจะติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ได้นั้น หากมีปัญหาเกิดขึ้นฝ่ายบริหารก็ไม่สามารถจะเข้าไปช่วยแก้ไขได้ทันท่วงที และผลเสียย่อมจะตกอยู่กับกิจการมากกว่าจะเป็นผลดีอย่างที่คิดเอาไว้ ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงได้คิดหาวิธีการที่จะทำให้สามารถติดตามผลของการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา และในขณะเดียวกันหน่วยงานต่าง ๆ ก็ยังคงมีการดำเนินงานอย่างเป็นอิสระเหมือนเดิม จากแนวความคิดประการหลังนี้เอง ทำให้ฝ่ายบริหารของกิจการเห็นว่า ควรจะมีหน่วยงานที่เป็นจุดศูนย์กลางสำหรับติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งจะมีก็แต่ธนาคารเท่านั้นที่จะเป็นจุดศูนย์กลางได้ดีที่สุด เพราะการดำเนินงานของธุรกิจต่าง ๆ ในปัจจุบันต้องอาศัยบริการของธนาคารอยู่เสมอ ดังนั้นฝ่ายบริหารของกิจการจึงได้นำเอาระบบการธนาคาร และการปฏิบัติต่อลูกค้าบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวันของธนาคารมาใช้เป็นระบบการดำเนินงานของ Inter Mutual Bank System และได้จัดตั้งหน่วยงาน Inter Mutual Bank ขึ้นเป็นธนาคารภายในของกิจการ โดยให้หน่วยงานต่าง ๆ เป็นลูกค้าของ Inter Mutual Bank สำหรับหน่วยงาน Inter Mutual Bank จะเกิดขึ้นจากการรวบรวมหน่วยงานต่าง ๆ 3 หน่วยงานเข้าด้วยกัน คือ 1) ฝ่ายการเงิน 2) ฝ่ายบัญชี 3) ฝ่ายตรวจสอบภายใน เมื่อฝ่ายบัญชีของกิจการได้รวมเข้าเป็นส่วนหนึ่ง หรือกลายเป็นฝ่ายบัญชีของหน่วยงาน Inter Mutual Bank การบันทึกบัญชีก็จะเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีธนาคารแทน บัญชีที่เคยทำอยู่เดิมก็จะรับมาทำส่วนหนึ่ง ที่เหลือก็จะมอบให้หน่วยงานต่าง ๆ เป็นผู้รับไปจัดทำของหน่วยงานเอง ฝ่ายบัญชีของหน่วยงาน Inter Mutual Bank ต้องจัดทำคู่มือการปฏิบัติทางบัญชี
มอบให้หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้ ก็เพื่อให้การปฏิบัติทางบัญชีเป็นไปในแนวทางเดียวกัน วัตถุประสงค์ที่มอบให้หน่วยงานแต่ละหน่วยทำการบันทึกบัญชีเอง ก็เพื่อให้เหมือนกับการดำเนินงานของกิจการอิสระที่ต้องมีการบันทึกบัญชีของกิจการเอง แต่หน้าที่ในการจัดทำงบการเงินของกิจการ ก็ยังคงเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีของหน่วยงาน Inter Mutual Bank เหมือนเดิม ซึ่งสามารถจะจัดทำงบการเงินของกิจการขึ้นได้โดยนำเอางบทดลองของหน่วยงานต่าง ๆ มาสรุปจัดทำเป็นงบทดลองรวมของกิจการขึ้น จากการที่ฝ่ายบริหารของกิจการ ได้นำเอาระบบการธนาคารและการปฏิบัติต่อลูกค้าบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวันมาใช้เป็นหลักในการดำเนินงานตามระบบ Inter Mutual Bank เพื่อทำให้ระบบ Inter Mutual Bank มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางเอาไว้ ดังนั้นจึงได้กำหนดหลักเกณฑ์ต่าง ๆ เพิ่มขึ้น ดังนี้คือ 1) กำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ มีทุนเริ่มต้นในการดำเนินงาน โดยมอบหน้าที่ให้หน่วยงาน Inter Mutual Bank เป็นผู้ทำการจัดสรรให้จากงบดุลของกิจการ และนำเข้าบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของ Inter Mutual Bank โดยถือเป็นยอดยกมาของแต่ละหน่วยงานเมื่อเริ่มดำเนินงาน 2) เมื่อหน่วยงานต่าง ๆ มีรายการเกิดขึ้น ไม่ว่ารายการที่เกิดขึ้นจะเป็นตัวเงินหรือไม่เป็นตัวเงินก็ตาม จะต้องใช้บริการของหน่วยงาน Inter Mutual Bank เสมอ วัตถุประสงค์ของการกำหนดหลักเกณฑ์ข้อนี้ ก็เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา และยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมภายในอีกด้วย 3) กำหนดให้หน่วยงาน Inter Mutual Bank คิดดอกเบี้ยทบต้นจากยอดคงเหลือในบัญชี ทั้งที่เป็นยอดเงินฝากและยอดเบิกเกินบัญชีให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้ เพื่อเป็นการกระตุ้นให้หน่วยงานต่าง ๆ รีบนำเงินฝากหรือรีบนำเงินมาชำระหนี้ เพราะยอดดอกเบี้ยที่ปรากฏ จะเป็นตัวชี้ให้เห็นถึงประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละหน่วยงาน 4) กำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ มีการคิดค่าบริการระหว่างกัน คือ เมื่อหน่วยงานหนึ่งไปใช้บริการของอีกหน่วยงานหนึ่ง หน่วยงานที่ให้บริการจะคิดค่าบริการจากหน่วยงานที่ไปใช้บริการทันที ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการปูพื้นฐานให้หน่วยงานต่าง ๆ และทุกคนในหน่วยงานมีความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องต้นทุนในการดำเนินงาน 5) การขอเบิกเกินบัญชีเพื่อนำเงินไปใช้จ่ายในการดำเนินงานตามปกติของแต่ละหน่วยงาน จะไม่มีการกำหนดวงเงินที่เบิกเกินบัญชีเหมือนธนาคาร แต่ถ้าเป็นการเบิกเกินบัญชีหรือเป็นการเบิกเงินเพื่อขยายโครงการของหน่วยงาน หรือเพิ่มโครงการของหน่วยงานขึ้น จะต้องเสนอโครงการนั้น ๆ ให้หน่วยงาน Inter Mutual Bank เป็นผู้พิจารณาว่า สมควรจะกระทำหรือไม่ 6) การดำเนินงานของระบบ Inter Mutual Bank จะสิ้นสุดลงภายใน 1 ปี หมายความว่า เมื่อสิ้นปีแต่ละหน่วยงานจะต้องปิดบัญชีกระแสรายวันกับ Inter Mutual Bank เพราะ Inter Mutual Bank จะต้องนำยอดคงเหลือในบัญชีกระแสรายวันของแต่ละหน่วยงานเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อให้พิจารณาถึงผลการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ และเมื่อเริ่มรอบบัญชีใหม่ Inter Mutual Bank ก็จะทำการจัดสรรยอดเริ่มต้นให้ใหม่ แต่อย่างไรก็ตามระบบ Inter Mutual Bank ที่คิดค้นขึ้นนี้ ในปัจจุบันก็ยังไม่สมบูรณ์เท่าที่ควร และการนำเอาระบบนี้ไปใช้ในกิจการต่าง ๆ
ซึ่งมิใช่กิจการธนาคารย่อมจะถือได้ว่า เป็นการเปลี่ยนแปลงระบบการดำเนินงานใหม่ทั้งหมด และการเปลี่ยนแปลงนี้ย่อมจะมีผลกระทบต่อบุคคลภายในกิจการด้วย ดังนั้นการนำเอาระบบ Inter Mutual Bank ไปใช้ อาจจะต้องประสบปัญหาต่าง ๆ ได้แก่ 1) ปัญหาภายในของตัวระบบ Inter Mutual Bank เอง สาเหตุที่เกิดขึ้นเกิดเนื่องจากความไม่สมบูรณ์ของตัวระบบ คือ ยังไม่มีการกำหนดแบบพิมพ์ต่าง ๆ สมุดบัญชีรายงานการเงินต่าง ๆ และหลักเกณฑ์ในการวิเคราะห์รายงานเสนอต่อฝ่ายบริหาร ไว้ให้พร้อมเพรียงก่อนที่จะนำเอาระบบ Inter Mutual Bank มาใช้ในการดำเนินงาน 2) ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในกิจการเอง สาเหตุที่เกิดปัญหานี้ขึ้นเกิดเนื่องจากพนักงานในหน่วยงานต่าง ๆ ยังเคยชินกับระบบการดำเนินงานแบบเก่า ๆ อยู่ ดังนั้นเมื่อนำเอาระบบนี้มาใช้ ย่อมจะก่อให้เกิดปัญหาการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง และอาจมีผลทำให้พนักงานเกิดขวัญเสียได้เป็นต้น ซึ่งปัญหาเหล่านี้ล้วนมีผลกระทบกระเทือนถึงการดำเนินงานตามระบบ Inter Mutual Bank ทั้งสิ้น ปัญหาต่าง ๆ ดังที่กล่าวมานี้ เป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหารของกิจการที่จะต้องทำการแก้ไขให้หมดสิ้นไป ถ้าหากระบบ Inter Mutual Bank ปราศจากปัญหาต่าง ๆ ดังกล่าวแล้ว ก็อาจจะกล่าวได้ว่า ระบบ Inter Mutual Bank ได้สมบูรณ์ถึงที่สุด และจะเป็นระบบที่ก่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการเป็นอย่างมากด้วย
Inter Mutual Bank system was introduced by The Ocean Insurance Company in 1972. Since then there have been developments of concepts and procedures toward its ultimate aim and perfection of the system. The Ocean Insurance Company is still the only company that utilizes the system. The management of the Ocean Insurance Company thinks that the company will benefit highly if all employees have the feeling of participation independently in running their designated operation like their own business. So the system was introduced in order to increase the effectiveness, efficiency and productivity of the company. By the concepts of the system, the company is divided into operation function and service function according to their nature of activities, such as sales, administrative, personnel etc. Each of these unit functions is freely self-conducting within the policy limitation imposed by management. However, the management needs to have some control and follow up mechanics to assist in solving problems or any obstacles should they arise, otherwise the company will get adverse effects instead of benefits. To maintain the self-conducting concept with fully alert and controlling process, it is necessary to have a centralized functional unit linking to every unit function. So the typical banking operation is applied to the system and the system is called “The Inter Mutual Bank (system)” which is the same as the banking operation only that it provides services to each unit function within the company instead of to bank customers, the centralized functional unit is called The Inter Mutual Bank, which consists of three unit functions: finance, accounting and internal auditing. The accounting department in the Inter Mutual Bank functions like that in a typical Bank and will be in charge of the accounting records that are directly related to the unit, other accounting recording will be performed by each unit function. For uniformity in accounting practice, an accounting manual is also provided. The purpose of assigning each unit function to keep their own accounting records is to enhance their realization of independence as if they were running a business of their own. Anyhow financial statements and accounts consolidation are prepared by the accounting department of Inter Mutual Bank. As management has applied the system of Banking operation that provides current account to the customers as the concepts of the Inter Mutual Bank system, in order to fulfill its ultimate purposes the followings are also imposed; 1) A beginning balance to be used as operation fund will be put into the current account of each unit function by the Inter Mutual Bank. 2) All transactions of each unit function whether monetary entries or [non-monetary] (inter-service charges) have to use Inter Mutual Bank service so that management can have a continuous follow up and an effective internal control. 3) Interests are to be calculated on all balances of the current accounts with the Inter Mutual Bank no matter whether they are credit or debit balances. This is to accelerate units function in deposition of paying their debts, because the interest amounts of each unit function will be used to evaluate the efficiency of its performance. 4) All services provided to each other unit function are chargeable, that is the one that provides services will charge for the service fee, so that everyone understands and realized the cost of running the operation. 5) There is no limit in amount overdrawn (from Inter Mutual Bank) for normal operation, but an expansion or an addition to existing projects has to be submitted to Inter Mutual Bank for approval. 6) The process of Inter Mutual Bank system is on a one year basis. This means that all current accounts of every unit function will be closed at the end of the year and Inter Mutual Bank will then submit a report of all balances to management for performance assessment. After that the Inter Mutual Bank will reopen a beginning balance for the next fiscal year. However, up to now the system of Inter Mutual Bank is not perfect as it should be. The adopting of this system means a total change that may affect the performance of all employees, The problems that might be faced are; 1) Problems of the system itself due to imperfection of documents, Register, reports and the pattern of analysis. These must be fully prepared before putting into operation. 2) Problems of the employees who are usually accustomed to former practices. So the new system may cause resistances and may lesson employees’ morale. These will all affect the working process of the Inter Mutual Bank. It is the responsibility of management to solve the above mentioned problems, and when there are no such problems, it can be said that the Inter Mutual Bank system is the perfect management accounting system that will enable vast benefit to the operation that adopts it.


บริษัทไทยสมุทรพาณิชย์ประกันภัย จำกัด การบริหาร การบริหารธุรกิจ การบัญชี



Location



Office of Academic Resources, Chulalongkorn University, Phayathai Rd. Pathumwan Bangkok 10330 Thailand

Contact Us

Tel. 0-2218-2929,
0-2218-2927 (Library Service)
0-2218-2903 (Administrative Division)
Fax. 0-2215-3617, 0-2218-2907

Social Network

  line

facebook   instragram